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电子档案信息化管理研究初探

2017-11-29 06:50:00 | 来源:青岛市地方税务局城阳分局 | 作者:副局长 牟敦亭 田冲

  当今社会,随着信息技术的迅猛发展,档案管理的信息化建设显得尤为重要。电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案管理能使各类信息在大数据时代得以真实、完整、可靠的保管,能够将历史工作情况系统全面的存档与展现。地税城阳分局在税收业务资料的电子档案管理中, 提高干部职工的电子档案信息化意识,形成了“电子化采集、一户式存储、多方共享、随机查询”的管理模式,促使电子档案信息化管理建设快速有效的开展,更好地服务税收征管工作。

  一、电子档案的特点与现状

  (一)电子档案在税务系统中的主要特点。一是避免了信息重复。电子档案具有资料复用功能,纳税人首次办理涉税业务时,工作人员会对纳税人提供的资料复印件进行扫描,储存在系统中。当纳税人再次办理涉税业务时,对已经提供过复印件的涉税资料,只需提交原件,税务人员通过电子影像系统对曾经记录的信息进行核对,让纳税人降低办税成本,节省办税时间。同时,税务机关也能够节约档案室的储存空间,减少资源浪费,低碳环保。二是实现了档案查询准确定位。电子档案可以按纳税人、办税时间和业务分类等不同条件查询,所需档案的影像资料能够条理清晰,分门别类的显示出来。在查找档案时,只需输上必选条件,即可查询到区间信息,方便快捷,节约了人力物力,提高了原始纸质资料查阅工作质效,解决了传统档案管理方式无法准确查找的难题。三是实现了信息共享。在城阳的国地税合作中,电子影像系统也得到了重要运用。纳税人到国税局、地税局任何一方办理业务,受理机关在金税三期系统完成业务办理后,将纳税人提交的纸质涉税资料采集程电子影像档案资料,纳税人持相关办理资料到对方税务机关办理时,对方工作人员通过档案管理共享系统录入纳税人识别号,查询已采集的电子影像资料,无需再次采集纸质资料的电子影像,从而实现电子档案按户归集,同步采集同步查看,提高征管档案资料共享及利用便捷度,有效解决档案跨空间实时利用问题,便于持续监控后续管理。四是促进了执法文书提升。借助电子影像档案管理系统,对行政处罚案卷进行评查,评选优秀案卷发执法人员借鉴学习;日常监督部门发现问题案卷,在图像中进行编辑修正,形象直观地指出错误内容,发各部门及时整改,不断提升案卷质量和执法水平。

  (二)城阳分局电子档案管理现状。为规范电子信息的采集、应用,加强电子档案管理,目前城阳分局使用电子影像管理系统,包括影像业务采集岗、影像采集后勤岗、影像使用岗、影像档案管理岗、综合查询岗五个岗位,具体管理包含纳税人、扣缴义务人以及其他税收管理相对人按照规定向税务机关提报的各种资料,以及税务机关在管理过程中收集或形成的各类征管资料。

  为规范税收征管档案管理,落实责任,加强税收执法内部控制,城阳分局制定了《电子影像管理工作规程》和《税收征管档案管理暂行办法》,解决了档案查阅、保存、归档繁琐和纳税人资料重复报送等问题。并开发软件建立了《城阳分局三级抽查平台》,定期抽查电子档案扫描完整情况、归类情况等,进行通报,实现归档管理的专业化和标准化。今年以来,城阳分局已累计采集电子影像5.47万户、电子档案53.33万份。

  二、电子档案面临的挑战

  电子档案在给税务系统的档案管理带来方便快捷的同时,也存在着一些现实问题,主要表现在以下几个方面:(一)电子档案存在不安全性。网络信息化时代,通过网络联通各类信息,实现资源共享,然而也存在着黑客、网络病毒等不安全隐患,黑客、病毒入侵网络,档案数据将会受到严重破坏,甚至造成整个档案管理系统瘫痪,电子档案的保密性会受到威胁。而且电子信息容易被非法改动、删除、复制等,改后往往不留有任何痕迹。

  (二)制度管理方面的不安全因素。在电子档案进行管理过程中,需要制定全面、详细的管理办法。而由于电子档案的录入工作量大,时间紧,并且都是通过档案管理人员的日常操作完成的,要不断地对系统维护、更新,参与人员较多,管理制度也要随之更新,因此经常会有一些管理上的漏洞,可能导致电子档案信息被盗、泄密或者丢失。

  (三)电子档案的保存环境具有局限性。传统的纸质档案不易被修改,即便修正或篡改也较易识别。而电子档案载体不稳定,容易被修改和被破坏,且不留痕迹,较难发现。再者,保存在计算机中的电子档案会因计算机中毒及设备故障,其内容遭到破坏,或在库房保管时无意或有意的受到损坏,保存电子档案的U盘、光盘、磁盘一旦受到外界强磁干扰,或因存储库房的温湿度变化,都会导致档案内容的丢失和损坏。档案的本质属性是原始记录性,电子档案因其便于修改、拷贝和难以防伪的特点,导致档案使用者对电子档案的原始性失去一定信任。

  (四)电子档案对计算机系统具有依赖性。电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的,所以如果离开了计算机,电子档案就无从查询,而纸质档案可以在较广泛的环境以广泛的方式阅读,无需借助任何特殊设备,方便利用者的阅读。

  (五)电子档案增值利用率较低。电子档案管理的目标是在实现标准化的同时,实现增值应用,而目前各部门往往只为了归档,管理部门后续管理借鉴比例不高,增值利用率较低。

  三、电子档案信息化的必要性和建议

  随着电子档案的迅速普及,迫切需要信息化管理,实现对电子档案的批量集约化管理,节约办税时间,提高办税效率。

  (一)加强对电子档案管理人员的教育。电子档案管理人员是电子档案的直接接触人,对档案的录入、管理起着非常重要的作用。前期,城阳分局以“三级抽查”为契机,不定期对电子影像的录入情况进行抽查,发现存在着部分资料类别分类不正确,扫描不清晰等问题。针对此类问题,要定期组织宣传培训,提高管理人员的道德修养,加强责任感、职业感精神,自觉做好电子档案的管理工作,在做电子档案信息的录入工作时,能仔细认真,做事严谨,实现由纸质文件的现代观念向电子档案的“后现代观念”的转变。

  (二)确保电子档案保管的原始性。保证电子档案的原始性和真实性是发挥其凭证作用的关键。但由于电子档案的易更改性和信息与载体的可分离性,使电子档案在形成盒传输过程中存在着被改动的可能,并且不易被发现。处理后的电子档案是否与原来一样,存在着认定上的困难。因此,下一步的工作重点要以技术为支撑,加强对电子档案的原始性的管理,规范信息采集、保存、管理、使用、归档。一方面,通过防火墙技术、数字证书、数据加密等等先进技术保证电子档案不被修改、删除,保证电子档案在封装、传输过程、整理、归档过程、保管和利用过程中的信息安全。另一方面,建立符合安全要求的操作日志和数据备份制度,随时自动记录实施操作的人员、时间、工作范围和权限等内容,保证电子档案的产生、处理过程规范、统一、安全,实现全面留痕化管理。

  (三)严保电子档案“双重生命”。要注意加强电子文档的双重保护,即电子文件的“物理生命”与“信息生命”。保护电子文件的“物理生命”主要是防磁、控制环境的温湿度、防机械损伤。对电子文件“信息生命”的保护主要是防止信息泄露等问题。应注意四个问题:保证电子文件的持续可读性;防电脑病毒;控制网络中电子文件系统的安全;备份处理,异地保存。

  (四)科学设置岗位、人员,实现权限的灵活、方便管理。各部门人员均应设置影像业务采集岗、影像采集后勤岗、影像使用岗、综合查询岗。并由专门的管理部门负责影像资料归档、销毁、作废以及已归档、未归档影像资料借阅审批。合理配置人员权限,根据不同的级别和权限进行访问控制。保证能够实现权限的分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。

  (五)加强电子影像采集工作的考核。采取对考评过程全程监督的管理办法,制定考评细则,实行“谁采集、谁负责”的工作责任制度,将责任落实到个人并将考评结果录入绩效考评系统,对于涉税资料应复用未复用的、非程序、设备原因导致影像资料采集图像不清晰、隐匿征管资料、不完整移交,导致影像资料采集等不全等情况采用扣分制的方法,及时追究责任,加强档案管理。

  (六)扩大电子影像采集范围。近年来,对纳税人依职权办税业务和税务人员下达文书等执法事项进行了电子影像扫描存档,目前根据青岛市政府法制办下发的《行政执法全过程记录制度实施办法》和市局《税务系统推行行政执法全过程记录制度重大执法决定法制审核制度试点工作方案》要求,对于实地核查、查封账户扣缴存款、查封财产等税收执法行为,利用执法记录仪进行全过程记录。因此,建议对进行此类录像、录音记录的关键环节、记录方式以及应进行执法的现场,规范开展录相、照相、视频监控等工作,并将录像资料及时上传、归档保存。

  目前,城阳分局初步实现了“征管档案电子化,电子档案信息化”的总体目标,方便了各部门间的纳税人信息共享,切实解决了征管业务资料查阅难的弊端。电子档案管理是信息化时代下档案管理的一次革命,加强电子档案信息化管理,为构建税收征管现代化体系提供有力支撑。

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