首页 >>会员专区>>业务研究 >> 正文

税收征管档案资料信息化探索与实践

2016-12-26 15:43:00 | 来源:山东省沂水县地税局 | 作者:张秀坤 田宝斋

    今年来,山东省沂水县地税局把税收征管档案资料管理作为重要的征管基础工作,从积极探索推进征管档案资料信息化入手,在深入开展调研论证的基础上,全面开发应用征管档案综合管理软件,实现了征管信息化建设的新跨越,有力地推进了“信息管税”和现代征管体系建设。

    一、税收征管档案资料管理现状及存在的主要问题

    税收征管档案资料是税务部门在税收征收管理活动中形成的具有保存价值的原始资料,它既是税收征管的过程记录,也是整个税收管理工作的基础。实现税收征管档案资料的信息化管理,对维护税收征管资料的完整和安全,提高征管资料的管理和利用质效,促进税收征管的科学化、精细化管理,推进现代税收征管体系建设,都具有十分重要的意义。目前各级地税机关征管档案资料的管理基本处于手工操作、人工查询阶段,与优化服务提高纳税人满意度、面向基层降低征纳成本的要求不相适应,也与全省数据集中模式下的征管现状格格不入,一定程度上阻碍了现代征管体系建设推进。

    (一)缺乏对征管档案资料管理重要性的认识。长期以来,税务部门十分注重工作事项的结果,尤其是通过省局数据平台在全省范围内信息集中后,各级地税工作人员对税收信息数据库依赖性加大,而忽略了税收征管档案资料工作本身。其后果是使得征管档案资料的收集仅仅停留在作为税务部门日常工作的层面上,走入“为收集而收集”“为考核而收集”的误区,往往是为应付征管质量检查而收集。同时,由于缺乏现代化的征管档案资料管理手段,对征管档案资料中所包含的大量信息也缺乏进一步的分析利用,而缺乏分析利用的表象又导致对问题实质的忽略。因此,种种原因造成各级地税工作人员对征管资料的管理重视程度不够,使得征管档案资料管理严重滞后,出现了部分征管档案包装精美、内容粗制滥造的现象。

    (二)缺乏统一规范化、标准化的征管档案管理制度。近几年,由于并未对征管档案资料的内容构成、资料分类、管理流程以及信息化等工作内容,出台统一规范性、标准化的管理制度,各基层征收、管理单位只是根据一些单项的管理规定来收集、归档和保管征管档案资料,征管档案资料的管理未能形成一个统一的、系统的、有序的、连续的体系。

    (三)缺乏现代化的征管档案资料管理手段。省级“大集中”上线运行以来,全省税收征管信息实现了集中管理,但是,当前工作中,税收征管档案资料采集方式主要采取人工采集,从纳税人开业登记开始,到申报纳税、发票领购直至注销,以及税务机关的征收、管理过程中产生的所有征收管理的档案资料都要按户归集存档。这些工作全部要依靠专(兼)职档案员手工操作完成,而且要逐月存放,年度整理装订,耗费人力较多,工作量较大。此种工作模式使得审核工作做不深做不细,征管资料质量一直不高,且难以应对当前纳税人快速增长的形势。

    (四)缺乏对征管档案资料的深度挖掘利用。目前大量的纸质征管档案资料由于受传递手段、存放环境、保管能力等方面的条件制约,部分征管档案资料出现损坏、丢失、霉变等问题,尤其是保存时间久的纸质档案,已经无法查找到完整的资料,一旦发生诉讼案件或纳税人对征管行为提出异议,我们将会因为无法查找征管档案资料而使陷于被动局面,从而造成一定的税收执法风险。而且由于征管档案资料的详细信息无法共享,查询利用必须实地调阅,征管档案资料的质量也无法进行网上审核把关,利用征管档案资料进行税收分析和纳税评估等深层次的管理行为也必须到征管档案资料存放地才能实施,影响了征管档案资料的综合应用,不能适应现代税收征管信息化发展的要求。

    二、推进税收征管档案资料信息化建设的主要做法

    (一)提高开展征管档案资料信息化建设重要性的认识。税收征管档案资料信息化建设对于提高征管数据质量、促进税务人员规范执法、提高档案资料的应用水平都有着十分重要的意义。通过定期召开专题研究会议,让税务管理员在思想上真正认识到征管档案资料管理应用对税收工作的重要意义认识,改变过去认为征管档案资料只是纳税人办理税务事宜的必要手续、税收收入是唯一重要任务的观点。同时,对征管档案资料信息化后带来的积极效果进行广泛宣传,提高税收征收、管理人员和档案管理人员对征管档案资料信息化重要性认识,进一步统一思想,为实施征管档案资料信息化建设奠定思想基础。

    (二)创新征管档案资料信息化管理制度。通过制定实施《沂水县地方税务局税收征管档案资料信息化管理办法》(以下简称《办法》),建立征管档案资料信息化条件下的采集标准,规范采集流程,明确职责分工,强化审核监督。首先,严格按照《办法》对每项税收业务的采集标准要求,采集征管档案资料。对规定要求纳税人提供原件的必须要求提供原件,并对原件进行电子扫描存档,对需要纳税人提供的其他资料必须签名盖章予以确认,对于税务内部提供的资料必须签名盖章或注明出处,同时根据征管档案资料信息化管理的要求重新对采集流程进行规范,确保采集流程规范高效,从源头提高对税收征管档案资料和征管数据的质量控制。通过科学归集整理纳税人基础信息,编制采集事项,规范采集流程,形成了全市地税系统统一使用的征管档案资料信息化采集标准和操作规范,从源头上控管征管档案资料信息化采集质量。其次,进一步明确征管数据采集人员的职责分工,避免推诿扯皮。对纳税人通过前台办理的业务,要求征收服务岗位人员负责对征管资料的齐全性、完整性和逻辑性以及代开发票、征收税款等由前台发起的税收业务进行把关;对税源监控环节产生的税收数据由具体负责监控管理的人员负责采集把关;对纳税人通过外网申报数据的准确性、完整性审核由日常管理和税源管理岗位人员负责审核把关;要求税源监控人员加强对所辖纳税人税收数据的调查核实工作,尤其是加强对财务报表、房产土地登记信息等经营方面信息的调查核实;其他相关业务科室根据工作分工,加强对各项具体征管业务的指导、考核,从而为征管档案资料信息化推行提供有力保障。

    (三)开发应用征管档案综合管理系统,提高征管档案管理质效。我们在总结前期调查分析成果的基础上开发应用征管档案管理应用系统,该系统以征管档案管理为基本应用需求,以提高基层税务机关档案管理的管理能力和应用水平为目标,侧重于标准化的信息采集和重点深化档案的增值应用,有效实现了税收征管数据与电子档案资料的审核比对和评估分析,在提高档案管理水平的同时,能够及时发现税收管理中存在的问题,并提供解决方案,切实提高了税收数据质量的管理水平,防范了执法风险。作为征管档案管理信息化的载体,目前系统已开发应用资料受理、管理信息、采集管理、归档管理、借阅管理、综合查询、增值应用和系统维护等八个功能模块,为征管档案管理工作提供了强有力的信息化技术支撑。

 

    1、资料受理模块及功能。

    分为资料预审和任务创建两个子模块。主要对纳税人到办税服务厅办理的各项涉税业务提供征管档案资料的齐全性和完整性进行预审,对办税人或纳税人提供二代身份证原件的真实性通过系统进行审核确认。

    (1)资料预审业务功能。办税服务厅资料预审岗人员根据列表审核纳税人携带的资料,打钩确认资料齐全与否,需提供原件必须提供原件。如必须携带的资料缺少,预审岗人员将其携带的资料勾选完毕后,点击“打印通知书”,系统打印“办理**税务事项补正资料通知书”,告知办理此项业务缺少的资料内容,提醒纳税人下次办理带齐,本任务到此终结。如资料全部齐全或者可选项缺少的情况,预审岗人员将其携带的资料勾选完毕后,点击“完成审核”。如果纳税人之前已经办理过某项业务,并且其已提供资料与现办业务的某项相关资料相同(例如两次代开发票提供的营业执照),则该纳税人不必再重复提供该项资料。系统将自动提取原来的资料用于现办业务,并自动建立关联操作。预审业务办理完毕后,系统将自动将该项业务推送至办税服务厅征收服务岗。

    (2)任务创建模块业务功能。办税服务厅征收服务岗人员根据纳税人递交的资料,在征管档案综合管理软件中找到该纳税人的预审记录,选择并创建任务,系统根据所办理的业务类型,出现依据纳税识别号或者身份证的新建任务页面,填写相应预审资料栏目(如是否为提供原件、资料页数),审核资料并据此办理业务,整理相关征管档案资料,通过系统创建将相关档案资料推送至档案管理岗,并每日下午下班前将全部的纸质征管资料传递给档案管理岗,由档案管理人员根据创建任务内容进行签收。

    2、管理信息模块及功能。根据省局税源专业化管理要求,该模块分为日常管理和税源管理两个子模块,由税源管理岗位的人员主动创建的任务。省略预审环节。直接进行任务创建。通过系统创建将相关档案资料推送至档案管理岗,并每日下午下班前将全部的纸质征管资料传递给档案管理岗,由档案管理人员根据创建任务内容进行签收。该环节所有业务的办理依据均为纳税人识别号,主要解决税源监控环节产生的征管档案资料通过系统创建任务推送给档案管理人员,避免发生资料传递脱节,无法落实责任的问题。根据业务岗位划分,日常管理又分为户籍发票管理、调查核定管理、日常检查管理、催报催缴管理。税源管理又分为纳税评估管理、税源调查分析管理、第三方信息管理。

    3、采集管理模块及功能。该模块包括资料扫描、资料关联、证号补录、资料存档、信息修改五个子模块。资料扫描模块功能是根据纳税人发起办理的业务或由主管税务机关发起的任务,由征管档案管理人员进行资料复核后扫描上传操作。这是征管档案管理软件的核心工作。资料关联模块功能是将上传的jpg图片或PDF文档与纳税人的资料进行关联。证号补录模块功能主要针对以预审身份证信息为办理依据的纳税人,在此模块进行二代身份证信息的采集、验证及纳税人信息补录(补录纳税人识别号)。资料存档模块功能为模拟将纳税人资料放入资料室档案盒的过程。如果纳税人尚未与档案盒进行关联,需先完成档案盒与纳税人关联操作。再进入该模块完成归档操作。信息修改模块功能是针对资料扫描、资料关联、资料存档三个模块误操作的情况,进行修改处理,需有特定权限的人才可进行操作。

    4、归档管理模块及功能。该模块主要包括资料著录、资料立卷、资料归档三个子模块。资料著录是将档案室中的资料著录到档案盒中。资料立卷是将办理完毕并具有参考保存价值的征管档案资料,依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位——案卷的工作过程。资料归档就是对已经立卷或已放入档案盒的文件进行归档锁定的过程,锁定后不可再进行调整。

    5、借阅管理模块及功能。该模块包括借阅登记、借阅审批、档案阅读三个子模块。借阅登记主要是对借阅的相关人员及资料进行登记处理。借阅审批由有权岗位(一般由档案员行使)依据相关规定,对借阅申请进行审核。档案阅读实现了税务人员远程查看以前年度纳税人档案资料的需求,保证了纸质档案资料的安全完整,提高了征管档案资料的利用效率。

    6、综合查询模块及功能。该模块主要包括纳税人信息查询和预审身份证信息查询两个子模块,为各级地税机关人员提供信息共享条件下的综合查询。纳税人信息查询模块是为了便于查询纳税人征管档案电子信息和征管数据信息而设立。纳税人信息通过自动处理任务,每天从省局“大集中”系统返还库中抽取纳税人征管数据信息到本系统中。通过该模块可以查询到纳税人全部的电子征管档案信息和大集中系统中的该纳税人的“一户式”征管信息。预审身份证信息查询主要查询办理依据为身份证号的纳税人身份证信息和通过该身份证办理征管业务的电子征管档案信息及“一户式”征管信息。从而实现了各级地税机关人员根据权限和工作需要随时查询相关征管档案资料信息的功能需求。

    7、增值应用模块及功能。该模块目前主要包括税务登记信息比对分析、申报征收信息分析、发票信息比对分析、税源管理信息比对分析、第三方信息比对分析、任务处理、任务查询等主要子模块。通过将以上业务的电子征管档案资料信息、大集中录入涉税数据信息、对应税款入库信息放到同一平面上进行分析,找出税收征收管理中存在的问题,由相关人员发起核查任务并由征收管理人员进行落实,由相关业务科室人员进行网上在线考核。实现征管档案资料的信息化应用,规范了征管执法行为,提高了征管数据质量,提升了征管档案的信息化应用水平。

    8、系统维护模块及功能。该模块包括权限维护、档案类别、库房管理、参数维护、密码修改、登陆日志六个子模块。权限维护模块下设三级子菜单。主要由档案管理员和系统管理员用来维护基础数据 包括机构部门维护,操作人员维护,角色管理维护三个模块。机构部门维护用来维护地税系统机构部门设置。操作人员维护用来维护地税系统操作人员所属部门和角色设置。角色管理维护用来维护每个角色的工作内容和权限。档案类别模块下设三级子菜单,分别为资料类型、业务类型、归档类别三个模块。分别用来维护这些基础数据。库房管理包括档案室管理、档案柜管理、档案盒管理、温湿度监控四个子模块。分别用来维护这些基础数据。参数维护模块功能是维护系统基础参数。密码修改用于用户修改登陆密码。登陆日志用于统计操作员登录系统情况。

    三、推进税收征管档案资料信息化后的初步成效

    (一)征管档案资料信息化管理业务流程得到进一步规范。通过《办法》实施,从税收征管档案资料的采集、整理、移交、归档、移送、保管、调阅、销毁、应用各环节进行了规范和明确,进一步规范了税收征管档案管理,夯实了征管基础工作,拓宽了档案管理的应用范围,为税务稽查、税务行政复议、诉讼等工作提供了必要的资料和证据。特别是对征管档案资料的采集和业务流程等内容逐项进行了明确,为基层业务人员和档案管理人员操作提供了依据,提高了征管档案资料信息化管理水平。

    (二)征管档案资料信息化管理使数据质量得到进一步提升。通过资料预审实现源头控制、身份真伪识别,确保征管资料入口质量把关。通过征管档案原始资料的电子档案与省局数据应用平台生产库数据的同步对接,市县现有数据与原始档案资料的有效比对及省、市、县各级各类数据的完善补充,彻底解决数据录入过程中可能产生的各种错误,有效防止数据录入人员人为应付考核而擅自修改数据的现象,确保原始征管档案资料录入的准确性和完整性。通过明确各部门的工作内容和职责,理顺各环节间工作关系,形成分工合理、相互联系、相互制约、密切协作的工作秩序,实行档案资料的流程推送、分工负责、层层数据质量审核把关的方式,落实责任制,哪一个环节出现问题,就由哪一个环节负责解决,避免出现管理"空档"和岗位职责不到位等现象,防止资料缺失,确保数据质量。通过建立上级税务机关核查制度,定期或不定期地对系统内上报的考核结果,严格组织抽查和核对检查,发现数据不符,有虚假行为的,严格追究直接责任人和相关负责人的责任,有效地提高了各项基础征管工作的质量,也为内部考评提供了新的途径和依据。

    (三)征管档案资料信息化应用水平得到进一步提高。一是加强了征管档案资料管理安全。通过创新征管档案资料管理模式,使业已形成的征管档案资料不再回到基层税务人员手中,消除征管档案资料长期滞留基层易出问题这一重大安全隐患,有效地强化了征管档案资料管理,避免了以往征管档案资料容易遗失、错漏、短缺和难以分清职责等问题。同时,征管资料流转的各个环节真正实现无缝链接,责任落到实处,促使征管档案资料的采集、整理、移交、归档、管理等环节走上更加规范化的轨道,提高了税收征管档案管理的质量和效率。二是提升了征管工作效率。征管档案通过系统及时完整归档,基层税务人员日常征管随时调阅,免去翻查纸质原始档案资料的麻烦,减少了纸质档案资料人为损坏的几率,大大方便税务人员工作,提高了征管工作效率。三是提高了征管档案的利用率。各级税务机关工作人员联机后凡是在经过授权的计算机上,都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类电子征管档案资料,解决了多年来一直处于封闭式的传统档案管理局面,提高了征管资料档案利用价值。同时,原始档案资料信息经过计算机系统的存储归集、整理、分类和综合,为税源分析、纳税评估、税务稽查提供了有力依据,为加强征管基础建设和规范执法提供了有效途径,真正使死档案变成活资源,充分地发挥了信息化支撑的作用,从而推进了现代税收征管体系建设步伐。

   

分享到: 0
[大] [中] [小] | [打印] | [关闭]

相关文章

财税要闻
境外税讯
双微

旧版回顾 | 本社风貌 | 联系我们 | 友情链接 | 法律声明
电子邮箱:tax@ctax.org.cn 联系电话:010-63421281 传真:86-010-63584617
中国税务网编辑部投稿邮箱:shuixun@ctax.org.cn 中国税务网编辑部电话:010-63886789
《中国税务》投稿邮箱:zsbjb@ctax.org.cn 《税务研究》投稿邮箱:swyj@ctax.org.cn 《国际税收》投稿邮箱:gjss@ctax.org.cn
地址:北京市丰台区广安路9号国投财富广场1号楼10层 邮政编码:100055
主办:中国税务杂志社 HTTP://www.ctax.org.cn
违法和不良信息举报电话:010-63584617

版权所有 未经许可不得复制或建立镜像
互联网新闻信息服务许可证 国新网 1012012003 电信与信息服务业务经营许可证:京ICP证040820号 备案:京公网安备 11010602130045号